MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG QUẢN LÝ, LƯU TRỮ HỒ SƠ CÁC LỚP ĐÀO TẠO, BỒI DƯỠNG CỦA TRƯỜNG CHÍNH TRỊ TỈNH TUYÊN QUANG

 
  Việc quản lý, lưu trữ hồ sơ trong các cơ quan, tổ chức là yêu cầu khách quan đối với việc bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu. Nhà nước ta ngay từ khi mới thành lập đã luôn coi trọng công tác quản lý, lưu trữ hồ sơ và coi đó là một ngành hoạt động trong công tác quản lý nhà nước đồng thời là một khâu không thể thiếu trong bộ máy quản lý của mình. Trong giai đoạn hiện nay, xuất phát từ những yêu cầu mới của công tác quản lý nhà nước, quản lý xã hội, công tác quản lý, lưu trữ hồ sơ có vai trò đặc biệt quan trọng đối với các các lĩnh vực của đời sống xã hội bởi vì thông tin trong các tài liệu được lưu trữ là loại thông tin có độ tin cậy cao do nguồn gốc hình thành, do đặc trưng pháp lý và tính chất làm bằng chứng lịch sử của tài liệu lưu trữ quy định.
Thấy rõ được tầm quan trọng của công tác quản lý, lưu trữ hồ sơ các lớp đào tạo, bồi dưỡng, trong những năm qua Đảng ủy, Ban Giám hiêu Trường Chính trị tỉnh Tuyên Quang đã quan tâm chỉ đạo, kiểm tra thường xuyên, coi đó là một khâu không thể thiếu công tác lãnh đạo, quản lý hoạt động đào tạo, bồi dưỡng của nhà trường. Việc quản lý, lưu trữ hồ sơ các lớp đào tạo, bồi dưỡng của nhà trường chủ yếu do Phòng Đào tạo quản lý, lưu trữ. Hồ sơ được quản lý, lưu trữ tại phòng Đào tạo bao gồm hồ sơ của học viên, hồ sơ  các lớp học, hồ sơ thi tốt nghiệp các lớp đào tạo, bồi dưỡng theo chỉ tiêu kế hoạch hằng năm do tỉnh ủy, UBND tỉnh giao, các loại hồ sơ nêu trên được quản lý, lưu trữ ngay từ khâu xét tuyển đầu vào, sau khi kết thúc khóa học một số hồ sơ của lớp học và của học viên được lưu trữ không thời hạn như: các quyết định của Hiệu trưởng nhà trường, sơ yếu lý lịch của học viên, kết quả điểm thi các phần học, kết quả thi tốt nghiệp, tiểu luận cuối khóa...
Trong thời gian qua, nhìn chung công tác quản lý, lưu trữ hồ sơ của phòng Đào tạo Trường Chính trị tỉnh Tuyên Quang đã thực hiện đúng quy trình, đảm bảo về số lượng danh mục tài liệu được đưa vào quản lý, lưu trữ; việc khai thác và sử dụng tài liệu, hồ sơ của cán bộ, đảng viên tham gia các lớp đào tạo, bồi dưỡng của nhà trường đảm bảo an toàn theo đúng quy định của các Bộ, ngành và của Học viện Chính trị Quốc gia Hồ Chí Minh. Công tác quản lý, lưu trữ hồ sơ các lớp đào tạo, bồi dưỡng của phòng Đào tạo cũng đã góp phần vào thành tích chung của nhà trường trong thực hiện thắng lợi các nhiệm vụ chính trị do Tỉnh ủy và UBND tỉnh giao.
Tuy nhiên, bên cạnh những kết quả đạt được, công tác quản lý, lưu trữ hồ sơ vẫn còn có mặt hạn chế như: chưa cụ thể được thời gian lưu trữ các loại hồ sơ các lớp đào tạo, bồi dưỡng; chưa xây dựng được danh mục các tài liệu cần lưu trữ trong hồ sơ các lớp đào tạo, bồi dưỡng; công tác kiểm tra, rà soát, bổ sung hồ sơ các lớp đào tạo, bồi dưỡng chưa thường xuyên; Sắp xếp hồ sơ lưu trữ chưa khoa học; Nghiệp vụ công tác lưu trữ hồ sơ của cán bộ phòng còn hạn chế; Cơ sở vật chất phục vụ công tác quản lý, lưu trữ hồ sơ chưa đảm bảo; còn một số lượng lớn bài kiểm tra, bài thi hết phần học, thi tốt nghiệp, tiểu luận cuối khóa của các lớp đào tạo, bồi dưỡng đã kết thúc khóa học từ nhiều năm lưu trữ tại phòng Đào tạo chưa được xử lý tiêu hủy...
Để góp phần nâng cao chất lượng công tác quản lý, lưu trữ hồ sơ các lớp đào tạo, bồi dưỡng của Trường Chính trị tỉnh Tuyên Quang, tác giả xin được đề xuất một số giải pháp sau:
- Nâng cao nhận thức, ý nghĩa, tầm quan trọng của công tác quản lý, lưu trữ hồ sơ và trách nhiệm của các khoa, phòng chức năng trong việc phối hợp với phòng Đào tạo quản lý, lưu trữ hồ sơ các lớp đào tạo, bồi dưỡng.
- Cán bộ làm công tác quản lý hồ sơ cần nắm vững và thực hiện tốt những văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước, các quy định, hướng dẫn của các Bộ, ngành và của Học viện Chính trị quốc gia Hồ Chí Minh về quản lý, lưu trữ hồ sơ.
- Đổi mới trong công tác quản lý hồ sơ, trong đó chú trọng đến việc phân công cán bộ phụ trách công tác quản lý hồ sơ các lớp đào tạo, bồi dưỡng. Lập danh mục, phân loại tài liệu cần lưu trữ trong hồ sơ các lớp đào tạo, bồi dưỡng.
- Kiện toàn tổ chức bộ máy và biên chế của phòng Đào tạo, trong đó tăng cường biên chế chuyên làm công tác quản lý, lưu trữ hồ sơ.
- Có kế hoạch tổ chức bồi dưỡng nâng cao trình độ cho cán bộ làm công tác lưu trữ hồ sơ của phòng Đào tạo. Cử cán bộ tham gia các lớp tập huấn, bồi dưỡng về nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ do các Bộ, ngành tổ chức.
- Ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác quản, lý lưu trữ hồ sơ nhằm tiết kiệm được thời gian, công sức và hạn chế được khối lượng văn bản giấy ngày càng gia tăng của phòng Đào tạo.
- Tăng cường cơ sở vật chất phục vụ công tác lưu trữ hồ sơ cho phòng Đào tạo như bố trí 01 phòng để lưu trữ các loại tài liệu, đầu tư tủ, giá, kệ, cặp, bìa hồ sơ... theo đúng tiêu chuẩn của ngành văn thư, lưu trữ.
- Phòng Đào tạo tích cực, chủ động nghiên cứu các văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước, các quy định, hướng dẫn của các Bộ, ngành và của Học viện Chính trị quốc gia Hồ Chí Minh để tham mưu với Ban Giám hiệu nhà trường trong việc hoàn tất các thủ tục tiêu hủy số hồ sơ các lớp đào tạo, bồi dưỡng đã hết thời hạn lưu trữ theo đúng quy định của pháp luật.