Tiêu chuẩn ISO 9001:2015 có tên gọi đầy đủ là “Hệ thống Quản lý Chất lượng – Các yêu cầu (Quality Management Systems – Requirements)”, tiêu chuẩn ISO 9001:2015 là tiêu chuẩn ISO 9001 được ban hành lần thứ 5 vào năm 2015 và cũng là phiên bản mới nhất của tiêu chuẩn ISO 9001.
          ISO 9001:2015 là tiêu chuẩn quốc tế về hệ thống quản lý chất lượng do Tổ chức tiêu chuẩn hóa quốc tế (ISO) ban hành, có thể áp dụng trong mọi lĩnh vực và cho mọi quy mô hoạt động. Tiêu chuẩn ISO 9001:2015 đưa ra các chuẩn mực để xây dựng một hệ thống quản lý chất lượng một cách khoa học để kiểm soát rủi ro, ngăn ngừa sai lỗi, cung cấp sản phẩm/dịch vụ chất lượng thỏa mãn khách hàng một cách ổn định. Khi một cơ quan/tổ chức áp dụng ISO 9001:2015 sẽ tạo được cách làm việc khoa học, tạo ra sự nhất quán trong công việc, chuẩn hóa các quy trình hoạt động, loại bỏ được nhiều thủ tục không cần thiết, ngăn ngừa những rủi ro trong quá trình hoạt động, rút ngắn thời gian và giảm chi phí phát sinh do xảy ra những sai lỗi hoặc sai sót trong công việc, đồng thời làm cho năng lực trách nhiệm cũng như ý thức của cán bộ, nhân viên nâng lên rõ rệt.
          Trên cơ sở bộ tiêu chuẩn mới 9001:2015 UBND tỉnh Tuyên Quang đã chủ động ban hành Kế hoạch số 98/KH-UBND triển khai việc chuyển đổi xây dựng, áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN 9001:2015 vào hoạt động của các cơ quan, tổ chức thuộc hệ thống hành chính nhà nước trên địa bàn tỉnh Tuyên Quang, trong đó xác định rõ 26 cơ quan, đơn vị chuyển đổi trong năm 2019; 23 cơ quan, đơn vị chuyển đổi trong năm 2020. Đối với chính quyền cơ sở, tỉnh giao 07 xã, phường, thị trấn (Ỷ La, Hoàng Khai, Thị trấn Sơn Dương, thị trấn Tân Yên, thị trấn Vĩnh Lộc, Thị trấn Na Hang và xã Lăng Can) áp dụng thí điểm hệ tiêu chuẩn ISO 9001:2015 và giao nhiệm vụ đến ngày 31/12/2020 UBND các xã phải hoàn thành việc chuyển đổi xây dựng, áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 trong nghiệp vụ công tác văn phòng xã: soạn thảo và ban hành văn bản; Quản lý văn bản; Tổ chức các cuộc hội họp; Kiểm soát tài liệu; Công tác thi đua khen thưởng; Quản lý tài sản, trang thiết bị văn phòng; Kiểm soát công việc hành chính của UBND xã.
         Qua thực tế áp dụng thí điểm bộ tiêu chuẩn ISO 9001:2015 vào công tác văn phòng tại UBND các xã, phường, thị trấn thí điểm trên địa bàn tỉnh Tuyên Quang nhận thấy:
          Thứ nhất, nâng cao hiệu quả công tác văn phòng. Quy định rõ trách nhiệm, quyền hạn và các chuẩn mực tránh việc quản lý chồng chéo, không hiệu quả; giúp người đứng đầu UBND xã xác định được các cơ chế giám sát quản lý để hướng công tác văn phòng vào các nghiệp vụ cụ thể đảm bảo cho việc thực hiện các mục tiêu chung. Từ đó, lãnh đạo UBND sẽ kiểm soát được quá trình giải quyết công việc trong nội bộ tổ chức của mình để có chỉ đạo kịp thời; hệ thống văn bản các quy trình và thủ tục hành chính được kiện toàn tạo cơ hội xác định rõ người rõ việc, nâng cao hiệu suất giải quyết công việc đồng thời có được cơ sở tài liệu để đào tạo và tuyển dụng công chức, viên chức; tạo ra phong cách làm việc khoa học và nâng cao tính chất phục vụ nâng cao chất lượng hành chính; làm cho công chức có nhận thức tốt hơn về chất lượng công việc và thực hiện các thủ tục nhất quán trong toàn cơ quan vì mục tiêu cải cách hành chính; thúc đẩy nhanh việc thực hiện quy chế dân chủ trong các mặt hoạt động của cơ quan và tạo cơ hội để các thành viên có liên quan tham gia góp ý các định hướng, mục tiêu, chiến lược và các thủ tục và quy trình giải quyết công việc hành chính;
         Thứ hai, nâng cao tinh thần trách nhiệm của cán bộ, công chức UBND xã đối với công tác văn phòng. Phòng ngừa sai sót trong quá trình giải quyết công việc, nâng cao được nhận thức của toàn bộ cán bộ, nhân viên trong UBND xã về tầm quan trọng trong việc đáp ứng các yêu cầu của kế hoạch đã đề ra; Công tác văn phòng được cải thiện là đầu mối để giúp các phòng ban, đơn vị khác trong UBND xã thay đổi tư duy và phương pháp làm việc khoa học. Điều này sẽ góp phần tạo niềm tin của công dân với chính quyền; ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2015 sẽ giải phóng lãnh đạo UBND xã ra khỏi các công việc sự vụ không cần thiết.
         Để khai thác hết những tính ưu việt của việc áp dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9001:2015 vào công tác văn phòng tại UBND các xã, phường, thị trấn thí điểm trên địa bàn tỉnh Tuyên Quang, thiết nghĩ UBND các xã, phường, thị trấn thuộc diện thí điểm cần:
          Một là, sự quyết tâm thống nhất cao trong lãnh đạo xã. Việc thực hiện ứng dụng bộ tiêu chuẩn ISO không phải là quá mới, vì đã có thời gian vài năm các đơn vị áp dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng. Nhưng việc tiếp tục thực hiện áp dụng bộ tiêu chuẩn mới 9001:2015 trong công tác văn phòng sẽ gặp phải những khó khăn mới. Vì vậy, lãnh đạo tại UBND các xã, phường, thị trấn thí điểm cần phải có sự thống nhất quyết tâm cao trong việc xây dựng và đưa tiêu chuẩn mới vào áp dụng, nếu không quyết tâm thì chính sách sẽ khó trở thành hiện thực tại cơ sở.
         Hai là, nâng cao chất lượng nguồn nhân lực tại cơ sở. Việc xây dựng và ứng dụng bộ tiêu chuẩn mới ISO 9001:2015 nhân lực chủ đạo là công chức văn phòng, xong đội ngũ cán bộ, công chức khác cũng cần phải có kiến thức, kỹ năng trong việc phối hợp các hoạt động có liên quan. Chính vì vậy, các xã phường, thị trấn cần chủ động đề xuất và cử cán bộ, công chức tại cơ sở đi học tập, nâng cao trình độ trong việc khai thác và ứng dụng bộ tiêu chuẩn mới ISO 9001:2015. Việc tham gia học tập cần phải được thực hiện nghiêm túc, kết thúc các lớp đào tạo, bồi dưỡng đảm bảo những công chức được đào tạo, bồi dưỡng phải sử dụng và khai thác thành thạo việc ứng dụng bộ tiêu chuẩn trong thực tế tại bộ phận văn phòng. Đơn vị đào tạo cần thật sự quan tâm đến chất lượng đào tạo bồi dưỡng, kết thúc khóa học cấp chứng chỉ cho những học viên đạt yêu cầu, tránh hình thức và không hiệu quả (học viên không đến học vẫn được cấp chứng chỉ...). Ngoài ra, trong giai đoạn đầu áp dụng, UBND xã, phường, thị trấn thuộc diện thí điểm vẫn nên thuê chuyên gia tư vấn để không phải “loay hoay” tìm hiểu, không mất quá nhiều thời gian mà vẫn đạt được hiệu quả như mong muốn. Chuyên gia tư vấn phải có chứng chỉ hành nghề tư vấn và có kinh nghiệm tư vấn lĩnh vực chuyên môn của quy trình đó, chuyên gia tư vấn và tổ chức cấp chứng chỉ phải độc lập với nhau.
            Ba là, cần đảm bảo cơ sở vật chất tốt nhất để đáp ứng yêu cầu ứng dụng của bộ tiêu chuẩn mới. Mặc dù, tiêu chuẩn ISO 9001:2015 không đưa ra bất kỳ tiêu chuẩn nào cho tiêu chuẩn về công nghệ thiết bị nhưng phải khẳng định rằng công nghệ thiết bị hiện đại không chỉ giúp con người hiện đại hóa công tác quản lý, tạo sản phẩm mà còn nâng cao năng suất lao động, giải phóng sức lao động của con người. Việc nâng cấp đường truyền internet, sửa chữa, bảo dưỡng máy móc hiện có, thậm chí mua những máy móc mới, hiện đại (nếu có thể) là hết sức cần thiết để ứng dụng bộ tiêu chí. Ngoài ngân sách cấp cho việc thực hiện thí điểm áp dụng bộ tiêu chuẩn mới ISO 9001:2015, có thể huy động xã hội hóa từ các tổ chức, cá nhân khác cùng tham gia. Với nhận thức về lợi ích thiết thực, đem lại hiệu quả thực sự của bộ tiêu chuẩn mới; sự quyết tâm của tỉnh, các đơn vị được áp dụng thí điểm, trong thời gian không xa việc áp dụng ISO 9001:2015 vào công tác văn phòng tại UBND các xã, phường, thị trấn thí điểm sẽ góp phần tạo được nền nếp, tác phong làm việc khoa học, thái độ làm việc tích cực cho cán bộ, công chức cấp cơ sở trên địa bàn tỉnh Tuyên Quang.